Jira·Confluence 사용자와 라이선스 관리, 반복 업무 줄이는 방법 | Moves User&Contents Management

안녕하세요. Atlassian 플래티넘 파트너 디무브입니다.

조직 내 협업을 위해 Jira와 Confluence를 운영하다 보면 사용자와 라이선스 관리는 조직 규모에 따라 빠른 속도로 복잡해집니다. 퇴사자 계정, 프로젝트가 끝난 외부 협업자 계정, 몇 달째 로그인하지 않은 휴면 계정처럼 실제로는 쓰이지 않는데도 권한이 남아 있는 계정이 조금씩 쌓이기 때문입니다. 이런 계정을 제때 정리하지 않으면 불필요한 라이선스 비용이 게속 발생하고, 사용자 및 권한 변경 이력을 나중에 다시 확인하기도 어려워집니다.

이번 글에서는 왜 이런 문제가 생기는지, 그리고 Jira와 Confluence의 라이선스 관리를 자동화하면 무엇이 달라지는지를 정리했습니다.

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왜 Atlaasian 라이선스 관리가 어려울까?

Atlassian Cloud는 접근 권한이 부여된 사용자 수를 기준으로 요금이 책정됩니다. 연간 구독을 선택하면 사용자 수 구간(티어) 단위로 요금이 정해지고, 구간을 넘어설 때마다 다음 구간의 요금제가 적용되는 방식입니다.

<왼쪽> 사용자 100명 기준 Jira Standard 연간 구독 가격 / <오른쪽> 사용자 150명 기준 Jira Standard 연간 구독 가격

여기서 문제는 이 구간 기준이 ‘실제 활동 중인 사용자 수’가 아니라 ‘접근 권한이 부여된 계정 수’라는 점입니다. 사용자 수는 계속 변하지만, 라이선스와 권한 관리는 여전히 관리자의 수작업에 의존하는 경우가 많습니다. 그러다 보니 다음과 같은 문제가 반복적으로 발생합니다.

문제	결과
방치되는 미사용 라이선스	퇴사자와 장기 미접속자의 계정이 유지돼 불필요한 라이선스 비용 발생
늦어지는 권한 회수	프로젝트가 종료된 외부 협업자, 기간제 사용자의 접근 권한이 그대로 남음
반복되는 관리 업무	사용자별 최근 접속일과 라이선스 상태를 관리자가 일일이 확인하고 처리
관리 이력 추적의 어려움	사용자·그룹·콘텐츠 현황과 변경 이력이 분산되어 감사 및 운영 현황 파악이 어려움

특히 감사(Audit) 상황에서는 변경 이력과 관리 기준을 명확히 요구하는 경우가 많은데, 수동 관리 방식으로는 이런 요구에 일관되게 대응하기가 쉽지 않습니다.

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Moves User&Contents Management로 라이선스 관리 자동화하기

이러한 문제를 해결하기 위해 사용할 수 있는 도구가 바로 Moves User&Contents Management입니다. 사용자 라이선스와 권한 운영을 조건에 따라 자동화하는 Atlassian Cloud 애드온으로, 비활성 사용자 탐지와 라이선스 회수, 사용자 및 그룹 관리, 콘텐츠 현황 분석까지 다양한 기능을 하나의 앱에서 지원합니다.

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Moves User&Contents Management는 Atlassian Cloud 관리자가 반복하던 확인 및 정리 작업을 미리 설정해둔 조건에 따라 자동으로 처리합니다. Atlassian Jira / Confluence 미접속 기간, 계약 종료일, 라이선스 유지 인원 수 같은 조건을 조직의 운영 기준에 맞게 한 번 설정해두면, 이후에는 스케줄러가 정해진 조건과 일정에 따라 자동으로 관리 작업을 실행합니다. 관리자가 매번 사용자의 Atlassian 접속 이력을 조회하고 대상을 골라내지 않아도, 사용자 및 라이선스 현황을 항상 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

기존 Atlassian 라이선스 수동 관리 방식 vs User&Contents Management 관리 방식

구분	수동 관리 방식	User&Contents Management 관리 방식
사용자 확인	관리자가 직접 접속 이력·상태 조회	설정한 조건에 따라 자동 식별
라이선스·권한 처리	사용자·그룹별 개별 처리	일괄 부여·회수, 그룹 동기화
운영 현황 파악	여러 화면·자료를 따로 확인	대시보드에서 라이선스·콘텐츠 현황 통합 확인
이력 관리	별도 기록 없음 또는 수기 관리	실행 로그로 자동 기록

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대시보드와 실행 로그로 운영 현황을 확인

실제 Atlassian 라이선스 관리 운영 환경에서는 조건을 설정해두고 그대로 방치하는 게 아니라 스케줄러가 무엇을 어떻게 처리했는지 확인이 필요합니다. Moves User&Contents Management는 다음 기능을 통해 이를 지원합니다.

• 통합 대시보드 : 라이선스 사용률, 최근 로그인, 비활성 사용자 추이, Jira·Confluence의 콘텐츠 현황을 한 화면에서 시각화
• 실행 로그 : 스케줄러 실행 시간, 성공 여부, 활성/비활성 처리된 사용자·그룹, 실행자 정보를 기록해 감사 대응 시 근거 자료로 활용
• Webhook 알림 : 특정 이벤트 발생 시 지정한 주소로 자동 알림을 전송해, 이메일이나 사내 메신저로 실행 결과를 바로 확인
• 예외 대상 설정 : 핵심 사용자나 특정 그룹(ex. C레벨)은 스케줄러 실행 대상에서 제외해 자동화 범위를 세밀하게 조정 
  
  

지금까지 소개한 기능들이 실제로 어떻게 동작하는지는 아래 데모 영상에서 직접 확인해 보세요. 👀

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FAQ

Q. 자동화를 적용하면 실수로 필요한 Atlassian 계정까지 라이선스가 정리되지 않나요?

A. 핵심 사용자나 특정 그룹은 예외 대상으로 지정해 스케줄러 실행 대상에서 제외할 수 있습니다. 조건을 설정할 때 예외 대상을 함께 관리하는 방식이라, 정책에 맞지 않는 계정만 선별적으로 처리됩니다.

Q. 미접속 기간이나 조건은 어떻게 정하나요?

A. 미접속 기간, 계정 종료일, 최대 사용자 수 등을 조직의 운영 기준에 맞게 직접 설정할 수 있습니다. 정해진 값이 있는 게 아니라, 조직별 정책에 따라 세부 조건을 구성하는 방식입니다.

Q. 자동화 실행 결과를 실시간으로 확인할 수 있나요?

A. 대시보드에서 실행 이력과 라이선스·콘텐츠 현황을 확인할 수 있고, Webhook을 연동하면 실행 결과를 이메일이나 메신저로 바로 전달받을 수 있습니다.

Q. 이 앱은 안전하게 동작하나요?

A. Moves User&Contents Management는 Atlassian의 Forge 플랫폼과 보안 모델을 기반으로 동작합니다. Atlassian Cloud 환경 내의 엔터프라이즈급 정책이 적용되므로 안전하게 라이선스와 권한이 처리됩니다.

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Atlassian Cloud 환경에서는 사용자 수가 늘어날수록 라이선스 관리의 복잡성과 비용 부담도 함께 커집니다. Moves&User Contents Management를 활용하면 조직의 라이선스 및 콘텐츠 운영 기준을 한 번 설정해두는 것만으로 비활성 사용자와 기간제 계정을 자동으로 정리하고, 운영 현황과 실행 결과까지 하나의 앱 화면에서 확인할 수 있습니다. 

Jira와 Confluence의 불필요한 라이선스 비용과 반복적인 관리 업무가 부담스러우시다면 디무브에 문의해 주세요. 무료 체험판, 데모를 통해 Moves User&Contents Management를 사용해보실 수 있습니다.