Confluence 컨플루언스를 활용하면
1) 원하는 정보를 손쉽게 찾고
2) 가장 중요한 작업이 무엇인지 알아내며
3) 팀의 지식 기반에 대한 더 좋은 결정을 내릴 수 있습니다.
안녕하세요 디무브입니다!
정보 과부하(Information Overload)는 현대 사회에서 모든 지식에 거의 제한 없이 접근할 수 있는 혜택이기도 하지만 엄청난 양의 정보를 신경 써야 한다는 것을 의미하기도 합니다. 따라서 정보 과부하를 잘못 관리하게 되면 개인뿐 아니라 팀 전체의 생산성에 심각한 제약이 생길 수 있습니다.
한국인에게 '라면'의 대체품을 쉽사리 찾을 수 없는 것처럼 더 이상 현대인들은 필요한 정보를 찾아내는데 오랜 시간이 걸리거나 불필요한 정보가 넘쳐나는 세상에 살고 싶어 하지 않을 것입니다.
이런 우리에게 지금 딱 필요한 솔루션,
Confluence가 어떻게 정보 과부하를 줄이고 더 많은 일을 효율적으로 함께 할 수 있도록 도와주는지 알아볼까요?
01. 문서화를 통한 워크플로우 개선
대부분 문서화를 하면 필요한 정보만 받을 수 있다고 생각하지만 때로 문서화는 더 많은 정보를 양산하는 것처럼 보이기도 합니다. 하지만 문서화되지 않은 정보들은 사람들의 머릿속에만 남게 되고, 머릿속에만 남아 있는 정보는 직원이 나갈 때마다 그 직원이 가진 머릿속 정보도 함께 사라지게 됩니다. 업무 프로세스를 문서화하면 개인이 가진 정보를 일관되게 보장하고 공유할 수 있습니다. 즉, 정보는 문서화되어야만 워크플로우의 품질을 보장하고 개선할 수 있는 것이죠.
02. 다양한 콘텐츠를 활용한 문서 작성과 최신 버전으로 수정된 상태 공유
"Confluence는 조직 내 문서들의 중심 역할을 합니다. 새로 입사한 직원들은 입사 첫날 부터 Confluence에서 이전에 기록된 문서들을 확인할 수 있습니다. '개발 환경을 어떻게 설정하나요?', '작업을 어떻게 시작하나요?'와 같은 모든 질문의 대답이 Confluence 안에 있습니다."
_ Evan Lerer, Redfin 엔지니어링 디렉터
Confluence를 사용하면 모든 사람이 한 곳에서 문서에 접근할 수 있고 쉽게 최신 버전으로 유지할 수 있습니다. 또한, Confluence를 활용하면 다른 콘텐츠 유형(텍스트, 차트, 시각 자료)을 하나의 문서에 사용할 수 있습니다. 이 앱은 ‘주간 미팅 노트’와 같이 관련된 Turn-key 템플릿과 함께 제공됩니다.
03. 정보 체계화로 정보 수집을 더 쉽게
프로젝트 개요와 고객 노트를 문서화하는 것은 매우 중요한 일입니다. 하지만 문서화 한 자료를 체계적으로 정리하지 않으면 아무리 정보가 많아도 적절한 도움이 되지 않을 수 있습니다. 따라서, 정보를 체계화하는 데 있어 공통된 지침을 만드는 것이 중요합니다. 지침을 세우는 데 있어 정확한 정답이 있는 것은 아니지만 지침이 있어야 팀원 모두가 정보를 체계화하는 과정을 일관되게 유지하는 것이 좋습니다.
✅ ORGANIZATION TIPS
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04. 스스로 정보를 찾아낼 수 있는 All-in-one 접근 방식
Confluence 안에 모든 정보가 있기 때문에 어디에서 찾아봐야 하는지만 알고 있다면 업무 프로세스나 정보를 찾는데 낭비되는 시간을 절약할 수 있습니다. Confluence에 모든 자료가 있고 우리는 그 안에서 정보를 업데이트하고 지식을 공유할 수 있다는 것입니다.
_ Heather Physioc, VMLY&R Discoverability 부문 총괄 이사
Confluence는 스페이스를 통해 버전 관리와 아카이빙을 쉽게 수행할 수 있는데요. 스페이스를 활용하면 보다 작업을 범주에 따라 구분하거나, 태그와 페이지 트리를 활용해 체계화해 전달할 수 있습니다. Confluence는 모든 정보에 액세스할 수 있는 조직 파일의 저장소 역할도 합니다. 정보는 다양한 클라우드 저장 공급 업체 및 생산성 도구에 흩어져 있지 않을뿐더러, 기본적으로 모든 사람에게 공개되어 있습니다. 이러한 all-in-one 접근 방식은 조직 내 모든 사람에게 필요한 정보를 스스로 얻을 수 있도록 해 모두의 시간을 절약해 줍니다.
05. 정보의 우선순위 설정을 통한 과도한 유입 감소
✅ PRIORITIZATION TIPS
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과부하 된 정보들 사이에서 우선순위 설정은 매우 중요합니다. 의사 결정 프로세스는 큐레이션의 한 형태로, 필수적인 것과 그렇지 않은 것을 구분해 줍니다. 조직의 목표를 기반으로 팀과 프로젝트에 대한 우선순위를 정하는 것이 일반적이지만 들어오는 정보(이메일, 뉴스레터, 알리 및 문서)의 흐름에 대한 우선순위를 정하는 것도 필요한 선택입니다.
06. Confluence에 내장된 Turn-key 우선순위 솔루션
저는 Confluence에 있는 다양한 템플릿을 정말 좋아합니다. 결정을 내려야 할 때 유용한 템플릿도 있습니다. 템플릿이 비즈니스 프로세스를 보여주기 때문에 당신은 그것을 알 필요가 없습니다.
_ José Lorenzo Rios Guerrero, Yutaka Tech 경영 정보 시스템 관리자
Confluence는 OKR 설정 및 추적, 그리고 일반적인 전략 계획 및 목표 설정을 위한 템플릿을 제공합니다.
사용자는 Confluence 내에서 작업 중인 문서에서 직접 소통할 수도 있고 Confluence를 Slack에 연결하면 메시지로 소통하며 이메일을 줄일 수 있습니다. 또한, Confluence의 고급 검색 기능은 머신러닝을 사용하여 필요로 하는 것을 우선순위로 검색 결과를 보여줍니다.
07. 자동화를 통한 효율적 시간 사용
✅ AUTOMATION TIPS
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Confluence에 대한 설명 중 자동화를 마지막으로 이야기하는 이유는 무엇인가 자동화하려면 관련된 사람들, 필요한 자료, 작업 순서 등 프로세스에 대한 명확한 이해가 필요하기 때문입니다. 자동화는 파일 이름을 자동으로 지정하는 것처럼 작은 일부터, 이전에 많은 시간이 소요되던 전체 보고서를 생성하는 것과 같은 큰일까지 포함할 수 있습니다.
✅ Confluence로 빠르게 흩어진 문서들을 자동화해 보세요!
Confluence는 앱 내에서 직접 시간 추적, 보고서 자동화 및 저장소 연결과 같은 작업을 수행할 수 있도록 약 500개 가까운 앱과 통합 기능을 제공합니다. 또한 Confluence와 2,000개 이상의 다른 앱 간에 데이터를 자동으로 교환할 수 있게 해주는 Zapier (업무 자동화툴)과 연결하여 추가 자동화 가능성의 세계를 열 수도 있습니다.
접근하고 제어해야 할 정보의 양이 계속해서 늘어나는 때, Confluence와 같은 도구는 많은 정보를 처리하고 관리하는데 필수적인 선택이 되어가고 있습니다.
팀이 원하는 파일을 찾아내고, 중요도에 따라 빠르게 파악하며, 동료들에게도 더 많은 정보를 실시간으로 공유하고 싶으시다면! 아틀라시안 플래티넘 파트너 디무브(Atlassian Platinum Solution Partner)와 함께 전문적인 컨설팅을 받아 보세요. 감사합니다☺️
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