HR, Jira로 똑똑하게 일하기

현재 8,000명 규모의 'A'라는 회사는 3년 내에 직원 수를 25,000명으로 늘리겠다는 목표를 세웠습니다. 이런 목표를 달성하기 위해서는 이를 뒷받침해 줄 수 있는 인사 시스템 플랫폼이 있어야 하는데요. 확장 가능한 조직을 지원할 플랫폼이 없다면, 시스템을 추적하고 업데이트하는 것을 자동화하기 어려워 비효율적인 시간과 노력이 많이 소모됩니다.

Atlassian의 수석 비즈니스 시스템 분석가인 캐롤라인 맥브라이드와 People Tech 팀은 수년간 HR 부서를 괴롭혀 온 이런 문제를 해결했습니다.

 

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문제 발생🙄: HRIS 플랫폼 업데이트 추적의 한계

Atlassian은 Workday를 인사 정보 시스템(HRIS) 플랫폼으로 사용하여, 민감한 개인 정보, 급여 정보 등을 관리했습니다. 풍부하고 정교한 시스템의 Workday는 연 2회 업데이트가 진행되는데요. 언뜻 보기에 이런 업데이트는 그저 업데이트일 뿐, 업무에 영향을 미치지 않는 것처럼 보입니다. 하지만 비즈니스 시스템 분석가 캐롤라인은 그렇지 않다고 합니다. 이어 “업데이트를 하는 것은 여러분 생각보다 훨씬 더 복잡합니다. 직원들에게 특정 데이터들을 업데이트하고 공유 가능한 옵션을 제공하는 것을 예로 들자면 일반적으로 이러한 유형의 데이터는 이름, 주소 등 민감한 정보를 가지고 있기 때문에 높은 보안이 필요합니다. 하지만 특정 데이터를 모든 사람이 볼 수 있도록 하려면 별도의 보안 시스템을 구축하고 활성화한 후, Workday가 특정 데이터 이외의 정보를 공유하지 않도록 하여 잘 구축되었는지 따로 테스트도 진행해야 합니다. 그런 업데이트는 아무리 쉽게 말하려고 해도 매우 복잡한 과정을 거치죠.”라고 합니다. 결국 시스템 전반에 파급 효과가 발생시켜 수백, 아니 수천 개에 달하는 변경 사항이 상대적으로 작은 영향만 미치고 끝나거나 전체 시스템을 마비시킨다는 것인데요.

반기별 업데이트마다 개인 정보를 보호하고 시스템 장애를 방지하기 위해 업데이트 조사, 추적, 테스트 및 승인하는 과정은 한 달 이상의 작업이 필요했고 점점 그 한계가 드러나기 시작했습니다. 예를 들어 Atlassian 직원 수가 증가함에 따라 Workday의 모든 특정 업데이트 상태(구현 준비 완료 또는 일정 지연 여부)를 파악하기가 어려웠던 것인데요. 그래서 더 나은 자동화를 위해 Jira를 선택했습니다.

 

해결 방안✅: Jira를 통한 민감 데이터 구성 및 추적

Atlassian IT는 ‘세계 최고의 솔루션으로 문제를 해결한다’는 철학을 가지고 있습니다. 변경된 사항에 대해 지속적으로 확인 가능하도록 하여 수많은 데이터에 대한 보고서를 실행할 수 있는 기능을 제공하는 Jira는 확실히 조직이 앞으로 나아갈 수 있도록 도와주는 길잡이 역할을 해줍니다.
데이터 구성을 위한 워크플로우를 작성할 때 Jira를 통해 최종적으로 모든 업데이트를 추적하도록 만들어야 하는데요. 그렇게 되면 모든 이슈는 Jira 티켓이 되었기 때문에 상단에서 요약본을 확인할 수 있으며 전체 업데이트 내역에 대해 검색하고 확인할 수 있습니다. 이는 결국 모든 팀이 모든 업데이트에 대해 전반적으로 파악할 수 있게 될 뿐 아니라 작업을 할당하고 알림 기능의 자동화를 통해 테스트 완료 또한 보장할 수 있도록 해줍니다.
“Jira를 사용하고 나서 이전에는 볼 수 없었던 통계와 인사이트를 얻게 되어 정말 놀랍습니다. 특정 프로젝트에 집중하고, 누가 어떤 작업을 해야 하는지에 대해 파악하며 그에 따라 우선순위를 지정할 수 있어요.”라고 캐롤라인은 말합니다.

새로운 프로세스 덕분에 업데이트 처리 및 테스트 작업을 위해 소요되던 한 달이라는 시간이 단축되었습니다. 그뿐 아니라 Workday 업데이트를 위해 몇 주 전부터 팀이 모든 작업을 중단할 필요가 없어졌다는 것이 가장 중요한 포인트죠.

 

HR 성장 및 확장을 위한 기반 구축

성장과 확장을 계획하고 실행하는 기업은 Jira를 통한 HR 운영 기반 시스템을 구축하는 것이 가장 중요합니다. Atlassian IT가 인사팀을 위한 기술(자체 제품 활용 방식 포함)에 막대한 투자를 하는 이유도 바로 여기에 있습니다.
캐롤라인은 “수년간 ‘Workday의 모든 업데이트와 변경 사항을 어떻게 관리할 수 있을까?'라는 고민에 대한 해답은 바로 Jira입니다. Jira를 사용하여 업무와 데이터를 연결하는 것입니다.'라고 말합니다.

 

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