기술 지식 기반의 협업 플랫폼인 Confluence는 회사 내 모든 팀을 위한 콘텐츠 협업 허브입니다. Confluence는 특히 원격 근무 제도를 도입한 조직의 단편화된 커뮤니케이션 문제를 손쉽게 해결할 수 있습니다.
한 연구 결과에 따르면, 평균적으로 약 주 8회 회의가 진행되며 회의 참석자의 30%가 회의 후 주요 정보를 기억하지 못해 업무를 놓친다고 합니다.
Confluence 회의록 템플릿을 활용하면 놓치는 것 없이 꼼꼼한 업무가 가능해집니다! Confluence는 협업에 최적화된 도구로, 자동화 가능과 실시간 업데이트 내용을 직접 확인할 수 있는 기능을 제공하기 때문인데요.
이렇게 뛰어난 협업 툴인 Atlassian Confluence를 도입하고 싶은 관리자와 더 잘 사용하고 싶은 관리자를 위해 소개합니다! 🤗
1. @mentions를 통한 회의 참여 유도 🙏
회의 FOMO에 대해서 알고 계실까요?
FOMO는 ‘Fear Of Missing Out’의 약자로, ‘놓치는 것에 대한 두려움’이라는 의미인데요.
회의를 통해 생산적인 결론을 도출하기 위해서는 회의에 참여하는 그 누구도 배제되는 느낌을 받지 않도록 하는 것이 중요합니다. 이를 위해 관리자는 먼저 회의 관계자와 선택적 참석자를 구분해야 합니다.
- 회의 관계자 : 회의 안건에 대해 적극적으로 기여하고 결정을 내리며 중요한 이해관계자를 대표할 권한이 있는 사람들.
- 선택적 참석자 : 회의 FOMO 때문에 회의에 참석하여 이야기 흐름을 파악하고 있으나, 기여하지 않는 사람들.
물론, 모든 사람이 모든 회의에 참여하면 좋겠지만 현실적으로 실현하기 어려울뿐더러 비효율적이기도 한데요. 선택적 참석자들이 각자 가능한 시간에 참여할 수 있도록 @mentions 기능을 활용해 보세요. 회의록에 회의 개요와 프로젝트 설명 등에 대한 내용을 적어두면 모든 사람이 참여하지 않고도 회의 현장에 참여할 수 있습니다.
2. Confluence 회의록 템플릿 🐦
정해진 회의록 템플릿이 있으면 매 회의마다 해당 템플릿을 활용하여 편하게 기록할 수 있습니다.
Confluence 회의록은 회의 주제와 목표를 중심으로 구성되어 있으며, @mentions 기능으로 회의에 참여할 팀원들을 회의록에 초대할 수 있습니다.
이런 기능을 통해 회의록에 초대된 모든 팀원이 회의에 대해 책임감을 느낄 수 있고, 실시간으로 작성된 내용을 확인할 수 있어 회의는 더욱 투명하게 진행될 수 있습니다.
Confluence 회의록은 @mentions와 마감일을 설정할 수 있기 때문에 구조화된 회의록 구성이 가능합니다. 또한 팀원들과 함께 실시간으로 작성되는 회의록 내용을 확인할 수 있어 업무 생산성 및 결과물을 향상시킵니다.
3. 초대장 속 링크 첨부 ✉️
바쁘다 바빠 현대인! 업무를 하다 보면 종종 회의를 놓치는 경우가 발생하는데요. 😥
이때 회의 일정과 회의록을 빨리 찾을 수 없다면 원활한 참여가 어렵습니다. 하지만 더 큰 문제는 회의를 미리 준비하지 못한다는 것인데요. 회의에 대해 사전 준비한다는 것은 단순히 준비에서 그치는 것이 아닌, 생산성 있는 회의를 위해 반드시 진행되어야 하는 단계입니다. 따라서 팀 캘린더에 회의 일정을 등록하면서 팀원을 초대할 때 반드시 관련 회의록 또한 첨부해야 합니다. (회의 일정 하단 항목에 회의록 페이지 링크를 복사+붙여넣기 하면 됩니다.)
이런 기능은 Meetical Meetings 앱과 함께라면 더 쉽게 구현할 수 있는데요. 이 앱은 Google Workspace와 Confluence Calendar, Microsoft 365와 Confluence Outlook 을 연동해 주어 모든 회의 일정을 한 사이트에서 확인할 수 있도록 해주어 더욱 효율적으로 회의 노트를 찾고 만들 수 있습니다.
위의 사진처럼 Confluence에 Google Workspace와 Microsoft 365를 연동시키면 몇 번의 클릭만으로도 회의 페이지를 추가할 수 있을 뿐 아니라 Confluence 브라우저 확장 프로그램이나 Outlook 추가 기능을 설치할 수 있습니다.
🍯 꿀팁! : 정기 회의에 자동화 기능을 켜두면 예정된 회의 시작 며칠 전, 해당 회의에 대한 회의록이 자동으로 생성되고 캘린더 초대 링크가 걸립니다.
회의 일정에 관련된 회의록 페이지 링크를 걸어두면 회의에 참여할 모든 팀원들이 회의에 대한 회의록을 쉽게 찾을 수 있습니다. 회의에 있어서 가장 중요한 사전 준비 단계가 간편해질 뿐 아니라 이전 회의록에서 정보를 가져오고, 할당된 작업 목록을 최신 상태로 유지하는 데에도 도움을 줍니다.
Meetical Meetings 앱을 사용하고 싶으시다고요? 해당 앱은 Atlassian Marketplace에서 설치할 수 있습니다.
4. 타 부서와의 편리한 인사이트 공유 ✔
때론, 다른 부서 팀원들과 대화를 나누다 보면 내가 보지 못 한 관점에 대해 생각해 볼 수 있게 됩니다. 하지만 다른 부서 팀원과 미팅 일정을 잡기란 생각보다 쉽지 않습니다.
이럴 때 Confluence를 활용해 보세요! Confluence는 회사 내의 모든 사람을 @mentions 할 수 있기 때문에 상대방에게 가능한 일정이 언제인지 확인할 필요가 없습니다. 타 부서 팀원을 @mentions 태그하고, 태그 된 사람은 가능한 시간대에 페이지에 답변을 남겨두는 식의 대화가 가능해집니다.
예를 들어, 다른 팀의 제품 관리자에게 새로운 회사 솔루션에 대한 생각을 물어보고 싶다면, 텍스트를 드래그하여 생성된 댓글 창에 해당 팀원을 @mentions 태그 해 보세요.
5. 의문형 안건 작성 ❓
회의 안건을 작성할 때는 나만 아는 모호한 표현을 쓰는 대신, 구체화된 질문 형식으로 적어 보세요.
예를 들어, 안건이 아래와 같다고 가정해 봅시다.
📍: 에이전시가 링크 구축에 대한 확실한 ROI를 제공할 수 있는지 이해하는 것
하지만 이렇게 작성한다면 팀원들에게 내가 의도한 바와 다르게 전달될 수 있습니다. 내가 의도한 바대로 다른 팀원이 정확하게 이해하게 하려면 어떻게 해야 할까요?
안건을 줄 글 형식이 아닌 질문 형식으로 적어보아요.
1️⃣ "A 프로젝트와 유사한 사례 연구가 있나요?"
2️⃣ “장기 투자가 정당화될까요?”
질문형 안건은 회의 흐름이 빠르게 시작될 수 있도록 도와줄 뿐만 아니라 회의 목적이 무엇인지 명확히 보여줍니다. 이런 방식으로 진행된 회의는 팀원 모두가 회의 목표에 빠르게 도달할 수 있도록 해주며 안건에 대한 해결책을 쉽게 찾을 수 있도록 해줍니다.
6. 회의에 대한 개인 노트와 팀 노트 📔
회의록을 작성할 때에는 개인용 노트와 팀용 노트로 분리하여 모두 작성하는 것이 좋습니다. 개인 노트 작성은 창의적인 방안과 최상의 방식으로 정보를 배우고 기억하는 데 도움이 되고, 팀용 노트 작성은 작업 항목을 기록하고 중요한 결과를 기록하는 데 유용하기 때문입니다.
개인용 노트와 팀용 노트로 작성된 Confluence 회의록 작업 항목은 항상 모든 사람이 볼 수 있도록 공개해 두고 결정에 대한 이유와 함께 Decision Log를 보관해야 합니다. Decision Log는 팀원들이 진행 상황을 확인하고 안건에 대한 진행 과정을 정확히 이해하는 데 도움을 줍니다.
7. 회의 준비와 자동화 🛠️
3번에서 언급한 것과 같이 회의에 대한 사전 준비 단계는 매우 중요한데요. 이 필수적인 사전 준비 단계는 생각보다 필요한 작업이 많습니다. (모든 팀원이 회의 흐름에 대해 파악할 수 있도록 이전 회의록을 첨부하는 것부터 해야 할 작업 목록과 마감일을 할당하는 것까지!)
Confluence에서는 이 모든 과정에서 활용할 수 있는 편리한 기능들이 있어 더 빨리 사전 준비를 마무리할 수 있도록 도와줍니다. 그뿐 아니라 Meetical 앱의 작업 보고서 매크로 기능을 통해 회의록에 해야 할 작업 목록과 완료된 작업 목록을 자동으로 생성하여 상위 페이지에 추가해 둘 수 있습니다.
* 작업 항목 목록은 진행 상황에 대해 알려주기 때문에 회의 참여도가 올라갈 뿐만 아니라 생산적인 회의 문화가 형성됩니다.
8. 비동기 커뮤니케이션 🗣️
✏️ 동기식 커뮤니케이션: 대면, 화상회의 등 즉각적인 피드백과 응답 시간이 중요하며 원활하고 빠른 커뮤니케이션.
✏️ 비동기식 커뮤니케이션: 이메일, 게시물 댓글 기능, 메시지 등 유연성을 제공하고 장소 및 시간에 제한이 없는 커뮤니케이션.
동기 회의는 필수적이지만 다소 지루할 수 있는데요. 연구에 따르면 15분 미만의 회의는 참여자의 91%가 주의를 기울였지만, 45분이 넘는 회의에서는 64%에 불과하다고 합니다. 따라서 라이브 체크인을 짧게(15분 정도) 유지하고 나머지는 비동기로 유지하면 집중도가 높은 회의를 진행할 수 있습니다. Confluence는 이런 비동기 회의 또한 자동화 기능과 @mentions 기능 등을 통해 원활하게 진행될 수 있도록 도와줍니다.
또한 주간 회의 보고서는 회의를 더 빨리 마치고 나머지 업무에 집중할 수 있도록 도와줍니다. 따라서 팀원들이 회의에 대한 자세한 계획, 하이라이트, 주간 저점을 공유하는 습관을 들이도록 Confluence 자동화 기능을 활용하여 매주 초 주간 회의표를 간편하게 만들어 보세요!
끝마치며 👋
회의를 운영하는 방식은 그 회사의 많은 것을 보여줍니다.
앞으로 있을 수많은 회의에 대해 준비하는 것부터 회의록 작성을 완료하는 것까지 Atlassian의 Confluence를 활용하여 누구나 편하게 참여할 수 있고 목표한 바를 달성할 수 있는 회의 문화를 만들어 보는 건 어떨까요?
지금까지 Atlassian Platinum Partner, Dmove였습니다.
감사합니다.
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