Confluence를 통한 업무 자동화 구현

안녕하세요, 디무브입니다.

SnapLogic의 데이터에 따르면, 근로자는 단순하고 반복적인 작업에 연간 평균 19일을 할애하고 있습니다. 자동화할 수 있는 작업에 시간을 허비하는 근로자는 스트레스를 받게 되고, 이로 인해 기업의 생산성 역시 크게 떨어지는 것으로 나타났는데요.

여러분의 작업 환경은 어떠신가요? 작업 업데이트 사항을 메신저에 보내고 작업별 마감일자를 확인하는 데에 오전 시간을 보내고 계시지는 않나요? 단순 반복 작업을 자동화하는 것은 근로자의 개인과 기업의 전체 생산성과 ROI를 개선하는 첫걸음이지만, 자체적으로 자동화 시스템을 구축하기 위해서는 개발 리소스와 비용을 투자해야 하는데요.

Confluence Cloud는 올해 초 드래그 앤 드롭 방식의 시각적 규칙 빌더로 개발 지식이 필요하지 않은 자동화(Automation) 기능을 새롭게 선보였습니다. 그뿐만 아니라, 일반적으로 많이 사용되는 자동화 규칙들은 미리 정의된 템플릿으로 이용할 수 있어 확장된 경험이 가능합니다.

오늘 포스팅에서는 Confluence Cloud의 자동화(Automation)의 특징과 규칙 생성 방법 그리고 사용 모범 사례까지 상세히 알려드립니다. 손쉽게 자동화 시스템을 구축하고 시간 낭비를 줄여 사용자와 팀이 더 똑똑하게 일할 수 있는 환경을 만들어보세요!

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1. Confluence Automation?

Confluence 자동화는 반복적이고 수동적인 작업을 자동화하여 팀이 생산성을 개선하고 전략적 실무 프로젝트에 집중할 수 있는 시간을 더 많이 확보할 수 있도록 설계되었습니다. 관리자부터 엔드유저까지 모든 사람이 자동화를 설정하고 관리할 수 있는 유연한 솔루션을 제공하여, 간편하게 프로세스를 최적화할 수 있습니다.

• 사전 구성된 템플릿 모음 제공
• 노코드/로우코드 규칙 생성 프로세스 지원
• AI를 통한 기능 확장

✅ Confluence 자동화는 Free부터 Enterprise까지 모든 플랜에서 사용 가능합니다.
- Free: 인스턴스 당 최대 10개의 자동화 규칙 실행
- Standard: 인스턴스 당 최대 100개의 자동화 규칙 실행
- Premium: 사용자 당 최대 1,000개의 자동화 규칙 실행
- Enterprise: 사용자 당 무제한 자동화 규칙 실행

 

2. Confluence Automation Guide

① 스페이스 메뉴에서 [자동화]를 클릭합니다.

 

② 사전에 구축되어 있는 템플릿을 사용하거나, [규칙 만들기]를 통해 사용자 지정 규칙을 만들 수도 있습니다.

• 사전 구축된 템플릿: 페이지 구성, 오래된 콘텐츠 보관, 소유권 할당과 같은 일반적인 작업을 위한 직관적인 템플릿

 

➰ 사용자 지정 자동화 규칙 생성 방법

Confluence에서는 시각적 규칙 빌더를 통해 관리자의 기술적 배경 유무에 상관없이 코드를 쓰지 않고, 드래그 앤 드롭 인터페이스로 자동화 규칙을 생성할 수 있습니다. Confluence 자동화 규칙은 When(트리거) → If(조건) → Then(동작)으로 구성되며, 필요에 따라 각 작업이나 페이지에 따른 규칙을 지정하는 For each(브랜치)를 추가할 수도 있습니다.

• When(트리거)은 규칙을 실행시키는 촉매제입니다. 규칙은 항상 When(트리거)으로 시작합니다. 예를 들어, ‘새 페이지가 게시될 때’와 같은 제품 기반 이벤트 또는 ‘화요일 오전 10시’와 같은 시간 기반 이벤트 등으로 지정할 수 있습니다.
• If(조건)는 선택 사항으로, 규칙이 실행되는 특정 경우를 지정합니다. 예를 들어, ‘새 페이지를 게시할 때’라는 트리거에 ‘특정 사용자’라는 조건을 추가하여 규칙의 실행 범위를 제한합니다.
• Then(동작)은 규칙이 실행된 후에 발생할 작업을 뜻하며, 만든 방법에 따라 하나의 규칙에서 두 개 이상의 작업이 발생할 수 있습니다.

 

➰ 사용자 지정 자동화 규칙 생성 예시

 

📆 When(트리거): 페이지 게시
✅ If(조건): 특정 사용자 A
🚀 Then(동작): 이메일 발송

→ 사용자 A가 페이지를 게시하는 경우, ‘페이지를 게시했습니다!’라는 내용의 이메일을 example@gmail.com으로 발송합니다.

 

 

 

3. Confluence Automation Best Practice

📚 대규모 콘텐츠 관리

콘텐츠 규모가 커질수록 지식 기반을 체계적으로 정리하고 최신 상태로 유지하는 것이 어려워집니다. 이때 Confluence에서는 자동화를 통해 정해진 기간 동안 활동이 없는 페이지를 비활성 페이지로 구분하고, 매달 반복되는 일자에 해당 페이지들을 보관하도록 할 수 있습니다. 이를 통해 스페이스를 깔끔하게 유지하고, 검색 결과 등에 노출되지 않도록 하여 최신 정보가 우선되도록 조정합니다.

 

🧠 회의록 요약 및 작업 항목 메일링

회의는 회의 시간도 중요하지만, 회의가 끝난 뒤에 해당 회의를 통해 내려진 결론을 바탕으로 실제로 액션을 취하는 것이 매우 중요합니다. Confluence에서는 자동화와 AI를 사용하여 회의록이 게시되면 해당 내용을 요약하고 작업 항목을 생성하여 메일링 할 수 있습니다. 회의 참석자 또는 이해관계자들을 해당 내용을 통해 회의 내용을 리뷰하고 해야 할 일을 가속화할 수 있습니다.

 

💫 특정 작성자의 페이지 라벨링

Confluence 페이지들은 상위 페이지나 폴더에 따라 분류할 수 있지만 레이블을 추가하여 더 구체적으로 분류하는 것도 가능합니다. 레이블은 페이지의 메타데이터로 유용한 키워드들을 통해 팀이 손쉽게 원하는 페이지를 찾을 수 있도록 합니다. 자동화 규칙을 통해 특정 팀이나 사용자가 페이지를 게시할 때 정해진 레이블을 추가하여 콘텐츠들을 손쉽게 그루핑할 수 있습니다. 사용자는 페이지의 정확한 제목을 기억하지 못해도 검색 범위를 좁히고 특정 주제와 관련된 모든 페이지를 찾을 수 있습니다.

 

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지금까지 Confluence Cloud를 통해 단순 반복 작업을 자동화하고 더 나아가 팀원과 팀의 생산성을 끌어올려 기업의 ROI를 향상시킬 수 있는 방법을 알아보았습니다. Confluence Cloud는 자동화 외에도 다양한 기능들을 통해 별도의 개발없이 워크플로우를 개선합니다. 

Confluence, Jira, JSM 등 Atlassian 제품에 대해 더 궁금하신 점이 있으신가요? 디무브는 Atlassian의 플래티넘 파트너로, Cloud Migration과 ITSM 스페셜라이제이션 자격을 보유하고 있습니다. 궁금하신 내용은 전문가와 상의하세요!