현대 사회는 과학 기술의 발전으로 정보 과잉 상태에 이르렀습니다. 필요한 정보를 쉽게 확인할 수 있다는 장점이 있기도 하지만 너무 많은 정보라는 그 자체가 단점이 되기도 하는데요. 이 단점은 정보에 대한 검증 과정에서 너무 많은 시간을 소요하게 하는 등 결국 업무 생산성과 효율성 측면에서 많은 문제를 초래할 정도로 심각합니다.
하지만 Confluence를 활용하면 원하는 정보를 빠르게 찾고 중요한 항목을 체크하여 팀 지식 기반에 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 도와주는데요. Confluence가 어떻게 정보 과잉 시대에서 불필요한 정보를 걸러내고 더 많은 작업을 수행 가능하게끔 하는지 함께 확인해 보아요.
🚩 문서화를 통해 워크플로우 개선하기
- 프로젝트 브리핑, 고객 메모, 회의 문서화: 프로젝트를 문서화하여 모든 팀원이 쉽게 접근할 수 있도록 합니다.
- 반복되는 작업 프로세스 시각화 및 개선: 반복되는 작업을 문서화하고 시각화하여 개선할 수 있습니다.
- 정기적 검토: 팀이 만든 문서를 정기적으로 검토하여 여전히 가치가 있는지 평가합니다.
지식을 문서화하지 않으면 특정 개인의 머릿속에만 남아 있습니다. 이는 직원이 퇴사하면 그 자료를 알 수 있는 방법이 없어지는 것이기 때문에 지식 영구성과 일관성을 보장하기 위해서 문서화 작업은 매우 중요합니다.
Confluence를 사용하면 모든 사람이 한 곳에서 어떤 문서에든 쉽게 접근할 수 있습니다. Confluence는 또한 다양한 콘텐츠 유형(텍스트, 차트 등)을 하나의 문서에 혼합할 수 있도록 하기 때문에 어떤 유형의 콘텐츠 작업이든 상관없이 원활하게 문서화가 가능합니다.
Confluence는 업무를 진행하는 데 있어 핵심 정보 소스가 됩니다.
신입 사원이 첫 출근 날, 온보딩을 시작하면
Confluence에 있는 온보딩 가이드를 읽기 시작합니다.
'계정 설정 또는 세팅은 어떻게 하면 되나요?' '일을 어떻게 시작하나요?'
그들이 알고 싶어 하는 것이 무엇이든 모두 거기에 있습니다.
Evan Lerer, 엔지니어링 이사, Redfin
🧹 정리, 문서화를 더 빛나게.
프로젝트 요약과 고객 메모 등의 자료를 문서화하는 것은 중요하지만, 이러한 자료는 잘 정리되어 있을 때 빛을 발할 수 있습니다.
다음과 같은 팁을 활용하여 정보를 어떻게 정리하고 저장할 것인지에 대해 가이드라인을 만들어 보아요.
TIP 🔔
- 폴더 구조 및 파일 이름 지정: 폴더 구조와 파일 이름 지정, 버전 관리 및 보관을 위한 프로세스를 설정합니다.
- 디지털 정리 루틴: 매일 또는 매주 디지털 정리 루틴을 시작하여 팀원들이 파일을 정리하도록 장려합니다.
- 분기별 디지털 청소: 분기별 또는 연간 디지털 청소를 위한 하루를 따로 마련하여 파일을 정리하고 프로세스를 개선합니다.
💻 문서 버전 구성과 보관
Confluence는 문서를 보관하고 버전 관리하는 것이 쉬울 뿐 아니라 태그와 페이지 트리 기능이 있어 팀 정보 구성과 전달을 간소화해 줍니다.
Confluence를 사용하면 정보 소스가 어디 있는지
모두가 알고 있기 때문에 낭비되는 시간을 줄일 수 있습니다.
VMLY&R의 Discoverability 부문 상무이사 Heather Physioc
Confluence는 또한 조직의 모든 파일을 한 곳에서 액세스 할 수 있는 저장소 역할을 합니다. 정보는 다양한 클라우드 스토리지 공급자와 생산성 도구에 묻혀 있는 대신 기본적으로 모든 사람에게 공개됩니다. 이 올인원 접근 방식은 조직의 모든 사람이 필요한 정보를 스스로 확인하고 업로드할 수 있으므로 시간을 절약해 줍니다.
✅ 우선순위로 정보 유입 감소시키기.
TIP 🔔
- 비즈니스 목표 설정: OKR을 사용하여 비즈니스 목표를 설정하고 공유하기 위한 프로세스를 설립합니다.
- 이메일 필터 설정: 자동화를 통해 특정 이메일에 우선순위를 지정하거나 우선순위를 낮추기 위한 이메일 필터를 설정합니다.
- 분기 및 연간 계획: 팀과 함께 가장 큰 효과를 낼 수 있는 분기 및 연간 계획을 세웁니다.
정보 과잉 속에서 우선순위를 정하는 것은 중요합니다. 의사 결정 과정은 무엇이 필수적인지, 무엇이 필수적이지 않은지를 구별하는 일종의 큐레이션입니다. 따라서 프로젝트, 이메일, 뉴스레터, 알림, 문서 등 유입 정보의 흐름을 우선순위하기 위해 시간을 따로 마련하는 것도 좋은 방법입니다.
Confluence는 OKR을 설정하고 추적하기 위한 템플릿은 물론, 일반적인 전략 계획 및 목표 설정을 위한 템플릿도 제공합니다.
"OKR이란?"
OKR은 Objectives and Key Results의 약자로, 조직이나 개인이 목표를 설정하고 달성 여부를 측정하는 프레임워크입니다. OKR은 목표 설정과 그 목표를 달성하기 위한 핵심 결과를 명확히 하여, 팀이나 개인이 방향을 잃지 않고 집중할 수 있도록 도와줍니다.
- Confluence의 OKR 템플릿
Confluence OKR 템플릿에서는 작업 중인 문서 안에서 팀원들과 직접 소통할 수 있으며, Slack에도 연결할 수 있습니다. 더 나아가 고급 검색 기능을 활용하면, 기계 학습을 통해 검색 결과의 우선순위를 지정해 줍니다.
템플릿은 필요한 부분을 명확히 보여주기 때문에
저는 템플릿 사용을 정말 좋아합니다.
비즈니스 프로세스를 모두 이해할 필요 없이
결정이 필요한 순간 그에 걸맞은 템플릿이 항상 있습니다.
José Lorenzo Rios Guerrero, 관리 정보 시스템 관리자, Yutaka Tech
⏰ 자동화를 통한 시간 절약.
TIP 🔔
- 브레인스토밍 세션: 팀과 함께 작업 프로세스를 검토하고 자동화 아이디어를 내세요.
- 반복적인 작업 식별: 반복적인 작업을 식별하면 간단한 검색 과정을 통해 작업을 자동화하는 도구가 있는지 확인하세요.
- 자동화 도구 활용: 자동화가 필요한 순간에 자동화 기능을 활용하면 시간을 절약할 수 있습니다.
- Confluence에서의 브레인스토밍
Confluence는 500개에 가까운 앱과의 통합을 제공하며, Zapier와 연결하면 2,000개가 넘는 다른 앱 간에 자동으로 데이터를 교환할 수 있기 때문에 그 어떤 툴보다 자동화 과정에 편리합니다.
Confluence는 다양한 템플릿과 함께 많은 자동화 기능이 있어 이를 통해 정보 과잉의 단점을 최소화하고 장점을 극대화하여 팀이 찾고 있는 파일을 쉽게 찾고, 주어진 순간에 가장 중요한 작업이 무엇인지 빠르게 파악하면서 업무 효율을 끌어올릴 수 있습니다.
지금 바로 Atlassian Confluence를 도입해 보세요! Atlassian Platinum Solution Partner Dmove가 여러분의 비즈니스 맞춤형 플랜에 대해 자세한 컨설팅을 도와드리겠습니다.
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