참여도 증진, 지식 공유의 힘

 

다양한 근무 환경에서 지식 공유를 통해 직원들의 참여도와 유지율을 높이는 방법을 살펴보세요.

지난 몇 년 동안 코로나로 인해 원격 근무 제도를 실시하던 많은 회사들이 직원들에게 사무실로 복귀할 것을 요구하고 있습니다. 보통 사무실에서 근무하는 직원들의 업무 참여도가 높고 생산적일 것이라고 생각하기 때문인데요.

사실 사무실 의자에 앉아있다는 것은 업무에 대한 높은 참여율을 보장해 주지 않습니다. Gallup에서 조사한 바에 따르면 전 세계 근로자 중 23%만이 업무에 제대로 참여하고 있다고 하는데요. 그중에서도 원격 근무의 경우, 단 28%만이 회사의 비전과 미션에 공감하며 업무하고 있다고 합니다.

미션과 비전은 직원의 업무 참여도를 증진 및 유지시키는 데에 있어 핵심적인 요소입니다. 이에 공감하며 일하는 직원은 결국 장기근속, 개인의 성공 더 나아가서는 회사의 성공에도 매우 중요하므로 인사팀에서 최우선으로 생각해야 하는 목표들 중 하나입니다.

이를 위해 취할 수 있는 효과적인 전략 방식 중 한 가지는 ‘지식 공유’입니다. 직접, 원격 또는 하이브리드 근무 환경 등에 관계없이 ‘지식 공유’를 통해 직원의 참여도를 높이는 방법에 대해 살펴보세요.

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🙋‍♂️ 1. 직원 참여도가 높다는 것의 의미

직원 참여도 수준이 높은 회사는 다음과 같은 많은 이점들을 얻습니다.

• 수익성 23% 증가
• 생산성 18% 증가
• 고객 충성도 및 참여도 10% 증가
• 이직률 최대 51% 감소
• 결근율 78% 감소

🙋‍♂️ 2. 인사팀이 직원들의 참여도를 높이기 위해서 어떻게 해야 하나요?

직원들의 업무 참여도 증진을 위해서는 그에 마땅한 동기를 부여하고 유지시키는 것이 중요하기 때문에 직원들에게 동기를 부여하고 유지시키는 것이 인사팀의 가장 기본적인 과제 중 하나입니다. 특히 인재 유지가 HR의 핵심 목표이기 때문에 당신이 인사팀이라면 직원들이 미션과 비전에 잘 동감할 수 있도록 도와주고 회사는 직원 참여를 지원하고, 측정하고, 개선할 수 있도록 해야 합니다.

그렇다면 과연 어떻게 참여도를 높일 수 있는 걸까요?

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📔 공개된 중앙 집중식 지식 공유 공간이 필요합니다.

 

직원의 업무 참여도를 증진시키려면 회사 프로세스, 목표 및 기타 정보를 문서화하고 공유하기 위한 중앙 집중 시스템을 갖추는 것이 필수입니다. 특히 원격 또는 하이브리드 작업 환경에서라면 더욱 그렇죠.

개방적이어서 누구나 접근 가능한 타입의 지식 공유는 불필요한 오해와 낭비되는 시간을 최소화하는 동시에 진행 상황에 대한 추진력을 만들어냅니다. 이를 통해 직원들이 느끼던 좌절감은 줄어들고, 팀이 독립적으로 작업을 수행하는 능력은 향상되며, 조직의 목표와 프로세스에 대한 연결감이 강해집니다. 

또한 워크플로우가 문서화되고 투명해지면 신뢰, 책임감이라는 조직 문화가 생겨납니다. 직원들은 성공하는 데 필요한 회사의 지원이 있다는 것을 은연중에 알게 되며, 이는 조직에 대한 직원들의 동기 부여와 헌신을 높여 전반적인 생산성을 향상시킵니다.

Confluence 지식 공유 도구는 프로젝트 계획, 협업, 문서, 회사 정책 및 리소스 등을 위한 포괄적인 공간을 제공합니다. 그리고 이 모든 정보를 쉽게 찾을 수 있습니다. Confluence는 기본적으로 공개되어 있으므로 정보가 자동적으로 색인되어 찾고자 하는 정보 검색이 가능합니다. 게다가 Atlassian의 AI는 이 정보를 지식 엔진으로 사용하여 문서를 요약하고, 직원의 질문에 답하고, 추가 읽기에 적합한 콘텐츠를 제안합니다.

이뿐만 아니라 Confluence의 홈페이지는 팀원들 사이에서 인기 있는 최신 페이지를 노출시켜 보여줌으로써 직원들이 알지 못했던 정보를 발견할 수 있도록 하는 등 정보에 대한 접근성을 높였습니다.

💡 팁
: 온보딩 기간의 첫 2주 동안은 팀의 업무 내용과 목표에 대해 충분히 인지할 수 있도록 시간을 주고 격려해 주세요. 지식으로 힘을 얻는 조직 문화를 만드세요.

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🙌 피드백을 통한 강력한 커뮤니케이션 문화 만들기

 

직원들은 자신이 하는 일의 "이유"를 이해하지 못하면 의욕과 동기를 잃게 됩니다. 이는 결국 직원들의 참여도 감소와 낮은 업무 효율로 이어질 수 있습니다. 직원의 업무가 회사 전략과 어떻게 연결되는지, 그들이 왜 이 프로젝트를 진행하고 있는지 등을 투명하게 밝히면 직원들에게 목표와 소유권 의식을 심어주어 더 나은 결과를 이끌어낼 수 있게 됩니다.

직원에게 기대치와 업무의 목표를 명확하게 전달하는 것은 참여를 극대화하고 그들이 최상의 성과를 낼 수 있도록 도와주는데, 이러한 지식을 중앙 집중화된 리소스에 문서화하여 공유하면 프로세스가 성공적이고 지속 가능하게 됩니다.

정기적인 피드백을 제공하는 것도 업무를 보다 더 잘 이해하고 개인의 성장을 촉진하는 데 필수적입니다. 존중하고 공감하며 구체적이고 실행 가능한 피드백은 현재 상황을 개선하고 더 나은 결과를 얻을 수 있는 지침을 제공하곤 합니다. 피드백을 통한 커뮤니케이션 문화의 장점은 실수를 바로잡는 것뿐만이 아닙니다. 업적을 인정하고 강점에 집중할 수 있게 도와주는 기회이기도 합니다.

피드백을 주고받는 것은 단순히 일방적인 소통이 아닙니다. 직원들로부터 무엇이 잘 되고 무엇이 잘 안 되는지에 대한 피드백을 받고, 또 그에 대한 피드백을 주는 과정에서 직원들은 자신의 의견이 전달되고, 자신의 기여가 인정받는다는 것을 알게 되어 회사에 더 많이 참여하고 소속감을 느끼게 됩니다.

💡 팁
: 1:1 또는 분기별 회의처럼 소통을 위한 정기적인 대면 커뮤니케이션 기회를 만드세요. 또한 더 많은 학습 및 개발 기회를 위해 팀 간의 사일로를 허물고 있는지 확인하세요.

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🥇 멘토링 시스템을 도입하세요.

 

관리자는 팀원의 참여도를 증진시키는 역할을 하며, 뛰어난 관리자는 이에 능합니다. 팀원의 참여도를 증진시키기 위해서는 관리자가 각 팀원과 일주일에 한 번씩 의미 있는 대화를 나누도록 권장하며, 이는 최소 15~30분 이상 지속해야 합니다.

여기에서 의미 있는 대화라는 것은 직원들과의 대화에 숨겨진 의도로 확인할 수 있습니다. 노력과 성과를 인정, 강점 파악, 목표 설정, 또는 협업 기회를 논의하는 것 등이 될 수 있습니다. 이러한 대화는 직원들이 지원받고, 감사받고, 목표와 기회에 집중하는 데 도움이 됩니다.

이 중요한 프로세스에서 인사팀의 역할은 관리, 감독 역할을 하며, 의미 있는 상호작용을 할 수 있는 능력과 의욕을 가진 리더를 찾는 것입니다. 그런 다음 그들이 성공적으로 온보딩을 마치면, 인사팀은 관리자가 자신의 역할을 성공하는 데 필요한 교육, 리소스 및 지속적인 개발을 감독하고 지원 및 보장해야 합니다.

💡 팁
: 개인 목표와 회사 목표에 맞는 정기적인 교육 프로그램과 명확한 발전 계획을 세우세요. 조직 내에서 멘토십 프로그램을 공식화해 보세요.

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🚀 하나의 통일된 솔루션을 사용하세요.

 

참여도를 낮아지게 하는 좌절감의 가장 일반적인 원인은 단절된 툴 사용과 프로세스로 인해 업무가 분산되어 작업에 많은 시간이 소요되는 것입니다. 여러 팀과 부서에서 업무를 처리하는 데 각기 다른 도구와 플랫폼을 사용하면 협업 시에 필요한 데이터와 리소스를 찾는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.

Confluence는 부서 간 보다 원활하고 연결된 작업을 가능하게 하고 정보를 중앙 집중화하여 모든 사람이 접근할 수 있도록 하여 팀 간의 데이터 사일로를 해소시키는데 최적의 솔루션입니다. 예를 들어, 인사팀은 Confluence를 통해 최신 회사 뉴스와 정책을 제공할 수 있는 회사 허브를 운영할 수 있습니다. 이러한 허브의 투명성은 모든 팀원이 하나의 미션과 비전을 바라보며 업무 할 수 있도록 하고, 비효율적인 업무를 줄여 팀 간의 실시간 협업을 가능하게 합니다.

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💻 분기별 참여 설문 조사를 진행하고 행동합니다.

 

인사팀이 관리, 감독하고 실천해야 할 또 다른 동기 유지 방법은 분기별로 직원 참여 설문 조사를 실시하는 것입니다. 이러한 설문 조사는 회사가 운영되는 방식과 직원을 지원하는 방식에 대한 팀원들의 솔직한 생각을 피드백 받을 수 있는 기회를 제공합니다.

설문 조사 결과를 바탕으로 인사팀은 기회와 개선이 필요한 부분을 파악하고 이를 바탕으로 직원 경험을 개선해야 합니다. 이러한 과정은 직원들과의 신뢰를 구축하여 회사 문화를 발전시킬 수 있습니다. 설문 조사는 문화, 관리, 지원, 리소스, 프로세스, 회사 가치에 대한 이해, 협업 및 연결에 대한 평가 척도를 알 수 있는 지표성 질문과 주관식 질문을 혼합하여 작성하도록 합니다.

설문조사를 실시하는 것은 시작에 불과하며 진짜 중요한 것은 그다음 단계입니다. 설문조사 실시 그 후에 그것을 개선해 나가고 발전시킬 계획이 없다면 이 모든 과정은 쓸모없고 시간 낭비였을 뿐입니다. 응답을 수집한 후 취해야 할 첫 번째 단계는 투명성을 위해 팀과 그 결과를 공유하는 것입니다. 그런 다음, 개인 및 팀의 성과를 인정하고 결과에 따라 다음 단계를 결정하기 위한 ‘행동 계획' 단계를 실시합니다.

‘행동 계획’을 세울 때에 관리자는 비판적이지 않은 환경에서 피드백을 논의하고 공유해야 합니다. 이 대화의 목표는 개선을 위해 변화가 필요한 부분에 대해 어떤 조치를 취해야 하는지 알아내고, 그런 다음 담당자를 지정하여 동기부여 요소를 할당하는 것입니다.

💡 팁
: 투명성을 위해 직원들이 공유한 피드백을 볼 수 있는 페이지를 인트라넷에 만드세요. 이 페이지가 지속적으로 업데이트될 수 있도록 격려하세요.

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Confluence를 통해 직원 참여도를 증진하세요.

 

Confluence와 Loom과 같은 Atlassian의 업무 관리 도구는 협업, 소통, 피드백 교환 및 지식 공유를 위한 중앙 집중식 지식 공유 공간을 제공합니다. Atlassian 사용자를 대상으로 한 최근 설문 조사에서 이러한 솔루션은 업무에 있어 직원 만족도를 향상시킨 것으로 나타났습니다. 설문 조사에 참여한 조직 관리자들은 팀원들이 "Atlassian 업무 관리 제품을 사용한 이후로 더 행복하고, 참여도가 증진하였으며, 더 생산적"이라고 주장합니다.

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