Atlassian의 Confluence는 효율적인 업무 진행을 도와주는 협업 툴입니다. 지난달에 업로드된 ‘(1탄) Confluence, 강력한 회의 도구’에 이어서 2탄을 시작합니다!
👟 Confluence Meeting Notes, 왜 사용해야 할까요?
오늘의 Insight 💡 구성 : Confluence Cloud에서 사용할 수 있는 기능
- Confluence 회의록 템플릿의 필요성.
- 외부 공동 작업자에게 Confluence 회의록 공유하는 방법.
- 회의록 템플릿 작성하는 방법.
- 반복 회의 템플릿 : 단일 페이지 작성 방식과 다중 페이지 작성 방식 비교하기.
- Confluence 활용 팁.
1. Confluence 회의록
🎈 Confluence 회의록을 사용해야 하는 이유 :
보통 Confluence를 사용하지 않는 분들은 일반적으로 Google Docs, Word 등을 사용하여 회의록을 작성합니다. 협업 툴을 사용할 때에 비해 원활한 동시 작성이 어렵고, 회의 일정과 연동시키기도 어렵습니다. 하지만 Confluence 템플릿을 통해 회의록을 작성한다면 의사 결정, 작업 항목, 토론 결과 작성 등 모든 과정을 팀원들과 동시에 작성할 수 있으며, 이 모든 과정이 버벅거림 없이 원활하게 진행할 수 있습니다.
또한 Confluence는 ‘누구나 기여할 수 있는’ 위키이자 지식 관리 솔루션인데요. 일정에 없던 회의에 참여하게 되더라도 Confluence를 통해 회의록 페이지를 만들고 회의 참석자들과 쉽게 공유할 수 있으며, Jira와의 연동을 통해 작업 관리와 Agile 계획 및 개발도 가능합니다!
🎈 Confluence 회의록 외부 공동 작업자에게 공유하는 방법 :
Confluence는 협업을 위한 매크로 기능이 많기 때문에 특히 팀, 부서의 교차점에서 일하는 사람들이 활용하기 좋습니다. 혹시 Confluence를 사용하지 않는 외부 공동 작업자와 회의를 진행하게 되더라도 걱정하지 마세요! Confluence는 Confluence 계정이 없는 사람에게도 공유할 수 있는 방법이 있는데, 그 방법에 대해서는 바로 아래에서 알려드리겠습니다.
첫 번째 방법으로는, 조직 내의 Confluence 관리자가 ‘외부 공동 작업자’를 ‘일반 사용자’로 변경하고 해당 페이지나 공간에 대한 액세스 권한을 부여하는 것입니다. 이 방법을 통해 외부 공동 작업자는 회의 페이지에 참여할 수 있게 됩니다.
또 다른 방법으로는 회의나 조직에 속하지 않은 사람에게 페이지를 공유할 수 있는 ‘공개 페이지 링크’ 기능을 사용하는 것인데요. 이 방법은 외부 공동 작업자에게 살짝 제한적일 수 있습니다.
- 외부 당사자는 페이지를 볼 수만 있고 편집할 수 없습니다.
- 인라인 댓글을 볼 수 없습니다.
- 몇 가지 표준 매크로만 지원되고 표시됩니다.
- 페이지에 제한이 설정되어 있지 않은 경우에만 가능합니다.
❓ 공개 페이지 링크 기능이란 무엇인가요? :
Confluence는 모든 페이지와 화이트보드에 관리자의 허용이 있을 시, 공개 페이지 링크 기능을 사용할 수 있습니다. 이 공개 페이지 링크 기능을 끄면, 링크를 가지고 있더라도 더 이상 콘텐츠에 접근할 수 없게 되는데요. 하지만 나중에 공개 링크 기능을 켜면, 해당 페이지에 재접속이 가능해지기 때문에 보안이 필요한 내용 작성에 주의하여 사용하세요!
🧑🏫 공개 페이지 링크 기능을 켜고 공유하려면:
- 공개 링크를 원하는 콘텐츠 항목으로 이동시킵니다.
- 오른쪽 상단의 공유를 엽니다.
- 창 하단에서 공개 페이지 링크 토글을 켭니다.
- 공개 페이지 링크가 자동으로 복사됩니다.
- 또는 공개 페이지 링크 기능이 이미 켜져 있는 경우 공개 페이지 링크 복사를 선택합니다.
- 이메일, 채팅 도구, 소셜 미디어 등 콘텐츠의 대상 고객과 소통하고 싶은 곳 어디에나 링크를 첨부하세요.
공개 링크를 켤 수 없다면, 관련 권한이 없는 것인데요, 그 이유는 다음과 같습니다.
- 공간(또는 사이트)에는 공개 페이지 링크 기능이 허용되지 않습니다.
- 특정 공개 페이지 링크가 관리자에 의해 차단되었습니다.
- 콘텐츠 항목을 편집할 수 있는 권한이 없습니다.
- 공간의 콘텐츠 제한을 편집할 수 있는 권한이 없습니다.
잠깐! 링크 공유하기 전에 주의하세요! 🛑
공개 토글이 켜져 있는 한, 공개 페이지 링크가 있는 모든 사람들은 누구나 콘텐츠를 볼 수 있습니다. 또한, 내부 콘텐츠 항목을 볼 수 있는 사람은 해당 항목의 공개 페이지 링크를 복사하여 인터넷의 모든 사람과 공유할 수 있다는 점을 알아두세요
링크 방문자에게 보이는 공개 페이지 내용을 확인하고 싶으시다고요?
1. 공개 페이지 링크를 복사하세요.
2. 브라우저에서 새 탭을 엽니다.
3. 새 탭에 공개 페이지 링크를 붙여 넣습니다.
또는 공개 페이지 링크를 복사하고 Atlassian 계정에서 로그아웃한 다음, 브라우저 탭에 공개 페이지 링크를 붙여 넣기 해보세요.
가장 쉽게 공유하는 방법은 해당되는 회의록 페이지를 PDF로 내보내서 외부 공동 작업자에게 보내는 것입니다. 이상적이진 않아도, 가장 간편합니다.👍
2. 회의록 템플릿(일회성 회의)
Confluence에 내장된 템플릿들은 템플릿 라이브러리에서 확인할 수 있는데요! 그중에서 ‘회의록’ 템플릿과 ‘주간 회의록’ 템플릿은 모두 간편하고 효과적으로 회의를 진행할 수 있도록 도와줍니다. 전체 팀이 참석해야 하는 회의의 경우, ‘All-hands meeting’ 템플릿을 활용하시면 좋습니다.
첫 번째로 살펴볼 회의록 관련 템플릿은 일회성 회의나 반복되는 회의의 단일 페이지 작성을 위한 기본 템플릿입니다.
🗒️ 제목, 날짜 및 참가자 :
Confluence 회의록 제목은 페이지 생성 날짜로 자동 생성됩니다. 이를 통해 회의록을 눌러 직접 확인하지 않아도 어떤 회의였는지 짐작할 수 있으며, 작성된 회의록들을 날짜 순으로 정렬하면 진행했던 미팅 순서대로 됩니다. 회의에 참여하는 팀원 또는 팀을 @mentions 할 수도 있습니다. '@'를 입력한 뒤, 팀원 또는 팀 이름을 입력하세요. (참고! : @mentions 기능은 Confluence 계정이 있는 사용자에게만 작동합니다.)
🥅 회의 목표 :
1. 어떤 유형의 회의가 될까요? : 회의 유형에는 계획 회의, 개선 회의, 피드백 회의, 회고, 소개, 관계 구축, 킥오프 등이 있습니다.
2. 주제를 명확하게 정의하세요. : ”사용성 테스트”보다 "사용성 테스트를 실행해야 할까요?"라는 질문형으로 작성해 보아요. 같은 내용이어도 어떻게 표현하느냐에 따라 회의의 수준이 달라집니다.
🖊️ 토론 주제 :
회의록을 준비하는 과정에서 토론 주제에 대해 작성하지 않는 경우가 있는데요. 토론 주제는 사전에 의제를 준비하기 위한 것이기 때문에 매우 중요합니다.
Confluence의 기본 회의록 템플릿의 토론 주제 표에는 ‘시간’, ‘항목’, ‘발표자’, ‘메모’가 포함됩니다. 이 항목들은 명확하게 정의할 필요가 있는데요. 사용하려는 기술이나 방법을 포함하는 것이 좋습니다. 발표자도 @mentions를 통해 추가해 보아요! 이렇게 하면 누구나 회의의 흐름에 대해 알 수 있게 됩니다.
👨 : 회의록 템플릿의 ‘노트, 결과’에 추후 작업이 필요한 항목을 기록해야 할까요?
🅰️ : 네! ^ㅇ^
작업 보고서 매크로를 사용하면 페이지의 모든 작업 항목이 표시되는데, 이 매크로 기능을 사용하는 방법은 아래에서 살펴보도록 하겠습니다.
💼 Confluence 작업 항목 매크로 :
Confluence의 작업 항목 매크로는 매크로 기능 중에서도 가장 편리한 기능 중 하나인데요. 편집기에서 체크박스 기호를 클릭하거나 "/Action..."을 입력하여 작업 항목을 만들 수도 있습니다.
작성된 작업 항목은 @mentions 기능을 통해 담당자를 지정할 수 있으며, 지정된 담당자는 작업 목록에 표시되고 알림을 받게 됩니다. 또한 모든 작업 항목에 "/ date" 또는 “//”를 입력하여 마감일도 지정해 보세요! 마감 기한을 넘기지 않고 작업 항목을 완료하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
🖇️ Confluence 작업 항목 보고:
Confluence 브라우저 최상단 우측에 있는 내 프로필 이미지를 클릭하고 메뉴에서 ‘작업(Tasks)’를 선택하면 작업 페이지로 이동하는데요. 이 페이지에서는 작업 항목 보고서를 찾을 수 있습니다. 작업 항목 보고서 매크로 기능은 특정 기간 동안의 모든 작업 항목을 표시하거나, 모든 미완료 항목을 필터링하거나, 특정 레이블이 있는 페이지의 항목 등을 표시할 수 있습니다. (참고! : 작업에 대한 알림은 없지만, Confluence 용 작업 알림 앱을 사용하면 기한이 지난 작업 항목에 대한 Slack 및 이메일 알림을 받을 수 있습니다!)
3. 회의록 템플릿(다회성 회의)
다회성 회의를 위한 Confluence 회의록 템플릿에는 두 가지 종류가 있습니다.
A) 별도 회의 페이지 :
옵션 A는 같은 주제에 대해 반복되는 회의마다 별도의 페이지를 제작하는 것인데요. 공통 메인 페이지의 하위 페이지에 회의록과 작업 항목 보고서를 작성하는 방법입니다. 과거 회의 결론과 미완료된 작업 항목을 검토하여 회의를 시작하면 이전과 다른 효율적인 회의를 만들 수 있을 거예요!
B) 전체 회의 시리즈에 대한 1 페이지 :
옵션 B는 반복되는 회의에 대한 단일 회의록 페이지를 사용하는 것입니다. 다만, 회의록 페이지의 내용이 너무 많아지면, 하위 페이지를 만들어 ‘보관'하거나 개별 회의에 대한 하위 페이지를 만들어 옵션 A 방법을 활용하는 것이 좋습니다.
그럼 지금부터 주간 회의록 템플릿에 대해 자세히 살펴볼까요? 🔍
주간 회의록 템플릿은 회의 개요, 목표, 주요 참석자, 회의 내용, 작업 항목으로 구성되어 있습니다. 그중 작업 항목에 작업 항목 보고서를 넣으면, 동일한 페이지에서 완료되지 않은 항목만 표시되어 확인할 수 있습니다.
- 작업 항목 보고서 : “/task report”를 입력하면 작업 항목 보고서 매크로 기능이 활성화되며, 회의록의 작업 항목에 대해 집계합니다.
🧑⚖️ Confluence의 결정 보고서 매크로 :
결정 보고서 매크로는 모든 페이지에서 사용 가능합니다. 회의록만 있는 마스터 페이지에 추가하여 특정 반복 회의의 모든 결정 사항을 표시할 수 있습니다. (즉, 각 회의의 결정 사안만을 다루는 별도 페이지를 만들 수 있습니다.)
결정 보고서에 사용할 수 있는 필터로는 라벨, 생성 날짜, 작성자, 언급된 사용자, 페이지 유형 및 "텍스트 포함" 등이 있습니다.
📃 페이지 및 템플릿에서 라벨 사용 :
모든 팀 회의에 그에 맞는 라벨을 지정했다면, 모든 결정에 대한 보고서를 만들 수 있습니다.
4. 회의록 및 Confluence에 대한 팁과 요령
Confluence 회의록 템플릿을 잘 활용하는 방법! 지금부터 시작합니다. 🚗
1️⃣ 비공개회의록에 대한 사용 제한 :
Confluence는 지식 관리를 위한 위키 솔루션이기 때문에 개방적인 플랫폼입니다. 그러나 일부 회의는 기밀 보장이 필요하기도 하는데요. 이럴 때는 해당되는 회의록 페이지에 적절한 권한 제한을 설정해 두기만 하면 됩니다.
2️⃣ 작업 항목 완료 작성 예시 :
작업 항목을 완료하면 그 결과도 문서화하는 것이 좋습니다. 예를 들어, "솔루션 X가 고객 A에게 효과가 있는지 알아보기" 작업 완료 시, 그 작업 항목 끝에 "→"를 추가하여 실제 결과를 작성해 보아요!
3️⃣ 작업 항목과 Jira 작업 연동 :
작업 항목은 Jira 작업과 쉽게 결합할 수 있으며, 혼동을 방지하기 위해 해당 작업 항목과 관련된 Jira 티켓만 업로드하는 것이 좋습니다.
4️⃣ 검색 기능 :
회의록을 작성할 때 아래와 같이 작성하면 Confluence 전체 텍스트 검색 기능을 활용하기 편리해집니다.
- 1:1 회의인 경우 페이지 제목과 이벤트에 담당자의 이름을 포함합니다.
- 메모에 모든 외부 참여자의 회사 이름을 포함하세요.
- 회의 목표를 작성할 때에는 관련 키워드를 포함하세요.
- 팀 이름, 참석자, 주요 주제와 같은 기타 관련 키워드를 추가합니다.
- 메모를 작성할 때에는 중요한 내용에 대해 기재해두었는지 확인해 보아요!
- 라벨을 사용하여 더 많은 키워드와 검색 옵션을 추가해 보세요.
5. 캘린더 Confluence 회의 페이지 추가
중요한 업무가 너무 많아서 회의 일정을 관리하기 어려우시다고요? 걱정 마세요! Confluence 회의록 페이지와 함께면 문제없습니다. 페이지를 캘린더와 통합하여 팀원들과 일정과 회의록을 공유해 보세요! 원활한 업무 진행이 가능해집니다.
Meetical Meetings는 브라우저 확장 프로그램이지만, Outlook 추가 기능을 사용하면 Google Calendar와 Microsoft Outlook에서 직접 회의록을 만들고 공유할 수 있습니다. 또한 Confluence 링크에서 기존 페이지를 열고 반복되는 회의에 대한 페이지 생성도 자동화할 수도 있습니다.
Outlook 추가 기능으로도 사용 가능합니다.
Confluence에서는 내부 달력으로도 사용할 수 있습니다.
위와 같은 훌륭한 매크로 기능들과 자동화로 회의록을 더욱 깔끔하게 작성해 보세요! 자동화는 건강한 회의 습관을 만들 수 있고, 여러분의 소중한 시간을 아껴줄 수 있습니다.
6. 요약
Confluence 회의록을 활용하면 더욱 쉬운 회의 진행이 가능해집니다. 템플릿과 레이블, 그리고 보고서 매크로 기능은 수동 단계를 줄여주어 효율적인 업무가 가능해지도록 도와줍니다.
그뿐만 아니라 Confluence는 회의의 수동적 참석자를 적극적 참여자로 바꿔주고, 사람들에게 더 많은 책임을 묻고, 팀 간 및 부서 간을 업무를 정렬하고, 생산성을 높이는 데 도움을 줍니다!
회의록을 작성하다 보면 반복되는 회의에, 정리되지 않은 회의록들에 오히려 업무 효율이 낮아질 때가 있는데요. 업무 효율성과 자동화를 위해 Confluence 도입을 고민하고 계시다면 디무브와 함께하세요! 디무브는 아틀라시안 플래티넘 파트너로, 디지털 환경에서의 고객의 비즈니스 극대화에 기여합니다.
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