안녕하세요. 디무브 입니다. 😃
회사 생활을 하다 보면 수없이 많은 팀 회의를 진행하는데요. 너무 다양하고 많은 회의를 진행하면서 회의록을 작성할 때마다 잘하고 있는 게 맞는지 한 번쯤은 고민해 보셨을 텐데요.
생산적이고 이상적인 팀 회의록 작성하기 위해서는 어떤 준비가 필요할까요? 바로 체계적으로 항목이 분류된 회의록을 작성하는 것이 중요한데요. 안건에 대한 열띤 논의 후 결정된 사항들은 팀원들에게 나아가야 할 방향을 제시해 주어 보다 더 많은 열정과 빠른 진행이 가능하게 합니다. 하지만 이렇게 생산적인 회의를 하기 위해서는 회의록을 어떤 식으로 작성해야 할까요? 팀 회의록을 작성하는 방법을 모르시겠다고요? 😢
괜찮습니다!
팀 회의록을 작성하는데 도움이 되는 Atlassian의 꿀팁 영상과 무료 템플릿을 소개합니다.
🚩 팀 회의 안건이란?
팀 회의 안건은 팀원들이 회의에서 논의할 주제이자 체계적으로 설정한 목록입니다.
안건을 정하는 것은 중요도에 따라 우선순위를 정하고 순조롭게 진행될 수 있도록 하여 팀원들이 동기부여받을 수 있도록 도와줍니다. 보통 팀 회의록을 작성한다고 하면 간단한 주제와 함께 각 주제 옆에 타임스탬프를 찍는 것으로 끝납니다.
하지만 생산적인 팀 회의를 작성하기 위해서는 이런 작업으로 충분할까요?
📃 효과적인 팀 회의록 작성을 위한 팁!
가장 효과적인 팀 회의 작성을 위해서는 체계적이고 간결하며 명확한 방법으로 기재해야 합니다. 또한 팀원 입장에서 작성하는 것도 도움이 됩니다. 회의 참여자들이 알고 있는 것과 아닌 것, 회의의 목적(아이디어 브레인스토밍 하는 것인지, 결정이 필요한 것인지, 문제 해결이 목적인 것인지) 등 을 작성해 보세요. 해당 내용들을 확인한 후에는 모든 팀원들이 회의의 목적과 본인의 역할, 그리고 특정 프로젝트의 마감일 지정과 같은 내용에 대해 확인해야 합니다. 이러한 단계는 회의가 원활하게 진행될 수 있도록 도와줍니다.
효과적인 팀 회의 안건을 만드는 다섯 가지 방법에 대해 소개합니다!
1. 각 회의에 맞게 일정을 조정하세요.
모든 회의의 우선순위가 동일하지 않습니다. 회의에는 여러 유형이 있으므로 회의와 팀에 적합한 방식으로 일정 조정하세요!
2. 안건의 우선순위를 설정하세요.
안건은 회의의 핵심이기 때문에 우선순위에 따라 분류하세요. 회의 시간이 부족하다면 가장 후순위의 안건은 다음 회의로 연기할 수 있습니다.
3. 아이스브레이킹을 포함하세요.
아이스브레이킹 시간은 보다 편안한 분위기를 조성해 주고 각 팀원들이 회의에 잘 참여할 수 있도록 도와줍니다. 회의에 참여하는 팀원의 수와 회의 시간에 따라 유동적으로 아이스브레이킹을 진행해 보세요!
4. 질의응답 시간을 준비하세요.
회의의 마지막에는 질의응답 시간이 반드시 포함되어야 합니다! 최소 60초 이상의 시간이 필요하며 이런 시간은 회의의 안건에 대해 팀원들이 제대로 이해하여 원활하게 진행될 수 있도록 해줍니다. “질문 없으세요?”라는 표현보다 “어떤 질문이 있을까요?”라고 이야기해 보세요. 이러한 표현은 논쟁을 최소화할 수 있습니다.
5. 긍정적인 분위기로 마무리합니다.
회의를 마무리하기 전에 팀원들을 칭찬하는 시간을 마련해 보세요. 감사 표현을 통해 팀원들은 자신들의 노고가 인정받는다고 느껴 동기부여받을 수 있습니다.
😯 팀 회의록에는 무엇이 포함되어야 할까요?
모든 팀 회의록 작성 시 반드시 기재되어야 하는 항목들입니다.
- 날짜, 시간 및 장소
가장 기본적이고 필수적인 요소입니다. 서로 다른 부서가 모여 회의를 진행할 때에는 각 팀원의 일정을 확인하고 회의 날짜, 시간 및 장소를 지정하여 해당 내용을 참가자들에게 공지하세요. - 목표와 목적
목표와 목적은 회의를 진행함에 있어 가장 중요한 요소입니다. 지금 진행되는 회의가 어떤 종류의 회의인지, 무엇을 이끌어내야 하는지 알고 있어야 하며, 회의에 참가하는 모든 팀원들이 같은 목표를 가지고 집중할 수 있도록 하세요. - 진행자 및 참석자
필수 항목은 아니지만 회의에 참가하고 진행하는 사람들이 누구인지 파악하는 데 도움이 됩니다. 또한 회의에 참가할 수 없어 공유가 필요한 팀원이 누구인지 알 수 가능합니다. - 안건
안건 항목에는 팀이 어떤 주제로 회의할 것인지, 그 회의를 통해 무엇을 달성하려고 하는지, 목표를 위해 해야 하는 모든 조치에 대해 명확히 기재해야 합니다. 모두가 확인 가능할 수 있도록 전문적인 용어 사용은 최대한 지양하고 간결한 표현을 사용하도록 합니다. - 각 주제에 대한 시간
각 안건에 대한 예상 시간을 표시해두는 것은 회의가 계획대로 진행될 수 있도록 도와줍니다. - 팀 체크인
아이스브레이킹을 하지 않더라도 팀원끼리 서로 안녕을 전할 수 있는 시간을 가지는 것이 좋습니다. 이러한 시간은 본격적으로 회의에 들어가기 전 준비 운동 단계로 본 회의에 더 집중할 수 있도록 해줍니다.
🔊팀 회의록에 대한 Atlassian의 접근 방식
Atlassian의 회의록 작성하는 방법이 궁금하신가요? Atlassian은 이론보다 실무에 집중하며 팀 모두에게 도움이 될 수 있도록 합니다. 더욱 실용적인 팁이 필요하시다면 Atlassian University 의 '효과적인 회의 운영 방법' 코스를 수강해 보세요! (이 코스는 무료입니다.)
📝 팀 회의록 템플릿
과연 이런 항목들이 모두 포함된 템플릿을 작성하려면 어디서부터 시작해야 하나 막막하실 텐데요. Atlassian이 무료로 제공하는 5가지 유형의 템플릿을 활용해 보세요! Atlassian의 템플릿은 창의성과 구성원들의 참여를 이끌어내는데 특화된 템플릿을 제공합니다.
- 전체 회의록 템플릿 : 사내 업데이트 내용, 성공 사례, 주목해야 하는 항목 등에 대해 팀원들과 공유할 수 있습니다.
1. 일정을 세우고 목표를 설정하세요.
회의 진행 전에 회의록은 팀원과 공유해 보세요! 회의록 공유를 통해 회의 참여자들이 무엇을 준비해야 하는지 알 수 있습니다.
2. 팀원의 성취에 집중하세요.
회의 이후 팀이 성공적으로 수행한 이슈에 대해 이야기하세요. 사람들은 인정받는 것을 좋아하기 때문에 그다음 프로젝트를 성공적으로 마무리할 수 있도록 도와줍니다.
3. 특정 재무 정보를 기입하세요.
투명한 회의 진행을 위해 재무 정보를 제공하여 모든 팀원들이 부서 및 회사 전체에 무슨 일이 일어나고 있는지 알 수 있도록 합니다. 현재 예산과 올해 및 당월 실제 실적을 설명함으로써 향후 판매 예측이 어떻게 될지 이해할 수 있도록 합니다.
4. 특정 팀을 주목하세요.
각 안건에 따라 서로 다른 팀과 회의를 진행하면서 서로가 프로젝트에 어느 정도 기여했는지 알 수 있도록 시각적인 자료를 제공하세요.
- 원격 팀 회의록 템플릿 : 해외 지사와의 회의 또는 장기 출장으로 사무실에 없는 팀원과 하는 회의는 원격으로 진행하면 보다 더 수월하게 진행 가능합니다. 이런 상황에서 사용하기 좋은 원격 팀 회의 템플릿을 통해 회의 과정 및 팀의 프로젝트의 최신 상태를 업데이트하세요. 이 템플릿을 활용하면 회의 참가자들은 진행 상황 확인 및 전달이 쉬워져 효율적으로 정보를 얻고 참여할 수 있습니다.
1. 협업할 수 있는 환경
원격으로 회의를 진행하기 위해 화상 회의 링크를 걸어두고 팀 회의에서 결정해야 하는 것들에 대한 지침서를 작성하세요. @를 통해 팀원을 태그하고 작업을 할당할 수 있습니다.
2. 팀 업데이트 상황을 공유합니다.
새로운 이슈에 대한 내용을 템플릿에 업데이트하여 외부에 있는 팀원들도 모든 상황을 알 수 있도록 하세요. 프로젝트 공유를 통해 수정 사항 및 놓친 부분이 없도록 하여 진행에 차질이 없도록 합니다.
3. 원격 회의 일정 계획
일정과 목표에 따라 다음 회의 날짜, 진행자, 참가자 등을 기재해두면 회의 참가자들에게 회의 전 필요한 내용을 준비해 갈 수 있습니다.
4. 팀 자료 구성
템플릿을 통해 문서, 프로젝트 및 자료를 제공할 수 있습니다. 자주 참고하는 링크를 한 페이지에 모아두면 효과적으로 협업할 수 있으며 회의 후에는 워크플로우를 업데이트하여 실제 업무 수행으로 이어나갈 수 있도록 노력해 보세요!
- 워크숍 플래너 템플릿 : 워크숍은 팀원들이 배우고, 협업하고, 혁신할 수 있도록 도와주는 활동입니다. 하지만 워크숍 계획을 세우는 것은 막상 쉽지 않은데요. 워크숍 플래너 템플릿을 활용하여 보다 쉽고 효율적인 계획을 디자인하세요.
1. 워크숍 목적 세우기
워크숍을 통해 무엇을 달성하고 싶은지 결정하세요. 그런 다음 목표에 가장 적합한 워크숍 주제를 선택하여 팀원들이 아이디어를 공유하고 활동할 수 있도록 계획해 보세요.
2. 워크숍 준비
워크숍 플래너 템플릿을 활용해 일정에 따라 활동을 어떻게 진행할지 참가자들과 템플릿을 공유하세요. 워크숍 전에 팀에서 검토해야 하는 것이 있는지 의견을 주고받을 수 있습니다.
3. 워크숍 이후 계획 수립
워크숍 진행하면서 발생한 이슈에 대해 적고 진행 상황을 파악해 보세요. 워크숍이 끝나면 @ 기능을 활용하여 팀원을 태그하고 작업을 할당할 수 있습니다.
- 브레인스토밍 회의록 템플릿 : 팀원들이 가지고 있는 좋은 아이디어들을 공유할 수 있는 브레인스토밍 템플릿을 이용해 보세요. 이 템플릿은 창의성과 자유로운 사고를 체계적인 구성을 통해 표출할 수 있도록 도와줍니다.
1. 브레인스토밍 계획하기
기본 사항(진행자, 참가자 등)을 작성하세요. 그 아래 브레인스토밍 계획표를 사용하면 목표를 설명하고, 결과를 예측할 수 있습니다.
2. 브레인스토밍 숙제
브레인스토밍은 미리 준비된 상황에서 진행할 때 좋은 결과가 나옵니다 Atlassian의 브레인스토밍 템플릿을 보면 사전 작업 항목이 있는데, 이 항목은 회의 참가자들이 회의 진행 전에 검토해야 하는 내용에 대해 공유하는 곳입니다. 관련 문서 및 파일에 대한 링크, 팀원들이 처리해야 하는 작업이나 아이디어를 적어보세요.
3. 브레인스토밍 일정 설정
브레인스토밍 항목은 우선순위대로 적고 각각의 소요 시간 기재해두는 곳입니다. 이러한 과정은 회의가 목표한 방향으로 진행될 수 있도록 도와줍니다.
4. 결과 기록
가장 좋은 아이디어를 결과 항목에 기재하세요. 다이어그램 삽입을 통해 해당 내용을 강조할 수 있습니다.
- 문제 해결 회의록 템플릿 : 프로젝트에 대해 모든 것을 완벽하게 설정했다고 생각했지만 수정해야 하는 것들은 항상 발생합니다. 이 단계에서는 프로젝트가 왜 부족했는지 알아봐야 하는데요. 이때 이 5가지 이유 분석 템플릿을 사용해 보세요. 이 템플릿은 문제의 핵심에 도달할 수 있도록 반복적으로 “왜?”라고 것을 묻는 것을 포함해 이슈 원인 파악하는 데 도움을 줍니다. 팀이 당면한 문제에 대한 결론이 도출될 때까지 문제의 범위를 좁히는 것은 사실 모든 분야에 적용할 수 있기 때문에 다재다능한 템플릿입니다. 문제에 대해 더 깊은 이해와 개선을 통해 동일한 문제가 반복되는 것을 방지하는데 도움을 줍니다.
1. 문제 확인
해결하고자 하는 문제나 이슈를 명확하게 정의하세요. 5가지 단계를 진행하기 위해 진행자를 지정하여 모든 사람이 참여할 수 있도록 합니다.
2. “왜?”라고 물어보세요.
문제가 발생한 이유와 답을 기록하세요.
3. “왜?”를 반복하세요.
2단계의 답을 생각하면서 왜 일어났는지 반복적으로 물어보세요. 문제의 근본 원인이 확인될 때까지 반복하여 기록하세요.
4. 근본 원인 확인
근본 원인이 파악되면 해당 원인이 해결될 시에 동일한 이슈가 재발하지 않는지 검증해 보세요.
5. 솔루션 제공
근본 원인이 확인되어 검증까지 완료되면, 해당 이슈를 시정하고 재발을 방지할 수 있는 솔루션을 제공하도록 합니다.
Atlassian에서는 이렇듯 많은 작업이 필요한 팀 회의록을 테마별로 제공하고 있는데요. 최고의 팀 회의록인 Confluence 템플릿을 다운로드하여 우리 팀만의 회의록으로 만들어 보세요.(해당 템플릿은 무료로 다운로드 가능합니다.)
지금까지 Atlassian Confluence의 팀 회의록 템플릿을 소개해 보았는데요.
Atlassian의 Confluence, 비즈니스 최적화 구현을 위해 협업툴로 사용하고 싶은 담당자님은 Atlassian의 플래티넘 파트너사 디무브에 문의하세요!
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